Zapytanie ofertowe dotyczace audytu

ZAPYTANIE OFERTOWE
z dnia 29.02.2024

Dotyczące świadczenia usługi audytu zewnętrznego

• ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Manufaktura Inicjatyw

1. M. Curie-Skłodowskiej 55/61, lok. 405, 406;

50-369 WROCŁAW

NIP: 8943003306

Tel: 71 347 95 19

• OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu zewnętrznego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu dotyczącego następującego zadania:

„Bliżej Rynku Pracy” – wejście osób niepełnosprawnych na otwarty rynek pracy poprzez wykorzystanie metody zatrudnienia wspomaganego, zgodnie z umową nr ZZO/000275/01/D z dnia 28.04.2021 r. z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych o realizację zadania w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Audyt zostanie przeprowadzony w miejscu realizacji projektu tj. w siedzibie Zamawiającego.

Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi w umowie

W ramach audytu badane powinno być w szczególności:

• księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
• dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
• zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Wnioskodawcę do rozliczenia przyznanego dofinansowania;

są zgodne ze stanem faktycznym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów), a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie. Szczegółowy zakres audytu zewnętrznego zawarty jest w Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

• WARTOŚĆ PROJEKTU

Wartość projektu w III okresie realizacji: 316 438,62

Wartość dofinansowania projektu ze środków PFRON: 284 758, 04

• OKRES REALIZACJI PROJEKTU
• Rozpoczęcie realizacji: 01.01.2021 r.
• Zakończenie realizacji: 31.03.2024
• Okres jaki zawiera usługa audytu: 01.04.2023 – 31.03.2024

• TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Usługę należy wykonać w terminie: 13-30 marca 2024

• KWALIFIKACJE WYKONAWCY AUDYTU ZEWNETRZNEGO

• O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają wszystkie wymogi wskazane w Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadania/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych.
• O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzenia audytu. Należy przez to rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późna. zm.) lub/i które dysponują osobami odpowiednio zdolnymi do wykonania zlecenia, posiadają potencjał ekonomiczny i techniczny oraz znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zadania.
• Przez wykonawców o niezbędnych/odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:

1. udokumentowane kwalifikacje
2. udokumentowane doświadczenie:

– z zakresu audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (co najmniej 3 zadania/3 projekty

– związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,

– w przeprowadzaniu audytu

• Wykonawcy ubiegających się o wykonanie usługi zobligowani są do złożenia wraz z ofertą:

1. wykazu wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
2. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonania audytu wraz z informacją na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
3. potwierdzonych za zgodnością z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu projektu

• Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowanych w realizację usługi.
• Wykonawcy audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego,
• Wykonawcy audytu muszą złożyć pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 6, (składa zarówno wykonawca audytu zewnętrznego, jak i osoby przeprowadzające audyt),
• Oświadczenia, o których mowa w pkt. 6 stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Ramowy wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składany przez wykonawcę, oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu stanowi załącznik do Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON.
• Bezstronność i niezależność nie są zachowana, jeżeli wykonawca audytu zewnętrznego (dotyczy to również osób uczestniczących w przeprowadzeniu audytu):
  1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce Zamawiającego lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
  2. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członków organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem w jednostce Zamawiającego albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
  3. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego przeprowadzonej w jednostce Zamawiającego albo jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
  4. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50 % przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki Zamawiającego, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych — nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu prowadzącego działalność audyt,
  5. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki Zamawiającego albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
  6. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, weryfikację i zarządzanie przedmiotowym projektem,
  7. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności,
  8. osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim niepozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
• Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a Wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
• Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz 23).
• Wykonawca audytu gwarantuje zastosowanie właściwej metodologii badania audytowego i objęcie badaniem audytowym odpowiednio właściwej reprezentatywnej próby dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zewnętrznego zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
• KRYTERIA WYBORU

Kryteria wyboru: najniższa cena brutto – 100%

Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena oferowana podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w PLN

• WARUNKI PŁATNOŚCI

Zamawiający zastrzegające, że płatności za wykonanie usługi będzie zrealizowaną na podstawie faktury/rachunku wystawionego przez Wykonawcę, płatnej w terminie 7 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze.

Faktura zostanie wystawiona przez wykonawcę po przyjęciu przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu projektu i jej uzasadnienia

• INNE ELEMENTY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ USŁUGI
• W wyniku przeprowadzenia audytu projektu, Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu raport/sprawozdanie z audytu w formie określonej w Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, przy czym Zamawiający ma prawo odnieść się/wnieść uwagi i zastrzeżenia do raportu z audytu projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu zadania/projektu i jej uzasadnieniem, a Wykonawca — o ile będą zasadne, ma obowiązek je uwzględnić w końcowym raporcie z audytu zadania/projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu zadania/projektu.
• Przyjęcie przez Zamawiającego raportu końcowego z audytu zadania/projektu wraz z opinią w zakresie przeprowadzonego audytu zadania/projektu i jej uzasadnieniem nastąpi za pisemnym potwierdzeniem przyjęcia raportu.
• Raport z przeprowadzonego audytu zadania/projektu powinien obejmować okres od dnia rozpoczęcia realizacji zadania/projektu do momenty rozpoczęcia audytu zewnętrznego.
• Wykonawca będzie zobowiązany do udzielania raportu/sprawozdania z audytu zewnętrznego Zamawiającemu i organom uprawnionym, o których mowa w Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w zakresie objętym audytem zadania/projektu przez okres 5 lat od dnia zakończenia realizacji zadania/projektu.
• W sytuacji, kiedy audyt zadania/projektu nie spełni wymogów określonych w Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, będzie zobowiązany w ramach otrzymanego już wynagrodzenia, do poprawy raportu z audytu bądź ponownego przeprowadzenia audytu zadania/projektu.
• SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

Miejsce składania ofert:

1. osobiście w siedzibie Zamawiającego w formie papierowej w biurze projektu: Fundacja Manufaktura Inicjatyw, ul. M. Curie-Skłodowskiej 55/61 lok. 406; 50-369 Wrocław,
2.  listem/przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: Fundacja Manufaktura Inicjatyw, ul. M. Curie-Skłodowskiej 55/61 lok. 406; 50-369 Wrocław,

3. drogą e-mail na adres: biuro@manufakturainicjatyw.pl

          Ofertę należy złożyć do 11.03.2024 r.

• POZOSTAŁE INFORMACJE

Do oferty muszą być dołączone dokumenty:

1. Do oferty muszą być dołączone pozostałe dokumenty:
2. Wypełniony i podpisany formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego,
3. Kserokopia aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego wykonawcę do występowania w obrocie prawnym, potwierdzonego za zgodnością z oryginałem przez Wykonawcę,

– wykaz wykonanych audytów zewnętrznych zadań lub projektów finansowanych ze     środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,

–  wykaz osób, które będą uczestniczyły w wykonaniu audytu wraz z informacją na temat ich kwalifikacji i doświadczenia potwierdzone za zgodnością z oryginałem dokumentu potwierdzające odpowiednie kwalifikacje zawodowe i doświadczenie uprawniające do przeprowadzenia audytu zadania/projektu

2. Oświadczenia, iż osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zamówienia, jak również podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia
3. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają w pełni praw publicznych,
4. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert.

3. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Oferta musi być wypełniona w języku polskim.
5. Zamawiający zabrania jakichkolwiek modyfikacji treści dokumentów, z wyjątkiem miejsc służących do wypełnienia oferty.
6. Oferta wymaga podpisu osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z wymaganiami ustawowymi. Jeśli ofertę podpisuje inna osoba (np. pełnomocnik), Wykonawca zobowiązany jest razem z ofertą przedłożyć stosowne pełnomocnictwo
7. Jakiekolwiek odstępstwo od wyżej opisanego sposobu przygotowania oferty jest równoznaczne z jej odrzuceniem, ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych.
8. Oferta zostanie również odrzucona, jeśli:
   1. jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego,
   2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów
      1. zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
   3. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu,
   4. zawiera błędy w obliczeniu ceny,
   5. jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
   6. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
   7. Wykonawca jest związany ofertą przez okres, co najmniej 30 dni od daty oferty.
   8. Osoba do kontaktów w sprawie zamówienia

Urszula Mączka; teł: 731 532 119; e-mail: u.maczka@manufakturainicjatyw.pl

• Załącznik nr 1 – do „Wytycznych dotyczących audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”
• Załącznik nr 2 – Formularz oferty dotyczące świadczenia usług w zakresie usługi audytu zewnętrznego
• Załącznik nr 3 – WYKAZ PRZEPROWADZONYCH AUDYTÓW W TYM AUDYTÓW DLA PROJEKTÓW DOFINANSOWANYCH ZE ŚRDOKÓW PFRON